Molte aziende, per agevolare il lavoro dei dipendenti, gli attribuiscono l'uso di un indirizzo di email aziendale. I messaggi inviati e ricevuti con quell'indirizzo sono tecnicamente nella disponibilità dell'azienda. Ma quale utilizzo può effettivamente farne l'azienda secondo le norme sulla privacy?

Nel 1999 il Garante della Privacy è intervenuto sul tema ribadendo i principi contenuti nell'art.15 della Costituzione, che afferma l'inviolabilità della libertà e della segretezza della corrispondenza e di ogni altra forma di comunicazione, e ha ricordato che la legge n.547 del 1993 sui reati informatici e il Dpr n.513 del 1997 sul documento elettronico hanno confermato che la posta elettronica deve essere tutelata alla stregua della corrispondenza epistolare o telefonica. 

Questi interventi legislativi sono stati interpretati in due modi opposti:
Alcuni ritengono che esista un diritto all'inviolabilità della mail e che, per nessun motivo, l'azienda possa accedere ai messaggi contenuti nella mailbox del proprio dipendente. 
Altri pensano che sia sufficiente avvertire espressamente il dipendente della possibilità che la sua mail aziendale venga letta, per assolvere ogni obbligo in tema di privacy.

In questo senso si sono pronunciati i Garanti europei per la protezione dei dati personali che hanno fissato in un documento comune alcuni principi riguardanti il monitoraggio delle e-mail e degli accessi a Internet sul posto di lavoro. 

Con esplicito riferimento al monitoraggio delle e-mail, hanno stabilito che qualsiasi raccolta, uso o conservazione di informazioni sui lavoratori attraverso sistemi manuali ed elettronici rientra nell'ambito della legislazione sulla protezione dei dati. Pertanto i datori di lavoro dovranno informare i lavoratori sulla possibilità che vengano effettuati controlli che dovranno, in ogni caso, tener conto del diritto alla privacy e di altri interessi dei lavoratori. 

Il problema è ancora più delicato nel momento in cui si interrompe il rapporto tra il dipendente e l'azienda. Se l'indirizzo di email attribuito al dipendente faceva riferimento a una funzione particolare (es. marketing@nomeazienda.it) il legame con la persona fisica del lavoratore non è molto forte e quindi il problema di tutela della privacy è più sfumato.

Diverso è il caso in cui l'email contenga un riferimento al nome del dipendente (es. mario.rossi@nomeazienda.it). In questo caso la decisione di sopprimere l'indirizzo potrebbe essere dannosa per l'azienda che rischierebbe di perdere tutta la corrispondenza in arrivo tramite quella mailbox. Ma anche l'utilizzo di quell'indirizzo, che riporta nella propria estensione il nome di un dipendente non più in forza nella stessa ditta, è rischioso, quantomeno sotto il profilo della tutela della privacy.

La massima tutela, e quindi il minor rischio di violazione, si otterrebbe qualora l'azienda rifiutasse i messaggi inviati all'ex dipendente, comunicando al mittente che la relativa mailbox è stata soppressa e che, per contattare l'azienda, dovranno inviare nuovamente la corrispondenza a un diverso indirizzo.